Умовне форматування у Excel. Навчання умовному форматуванню в Excel з прикладами

Умовне форматування в Excel – чудовий інструмент швидкого візуального аналізу даних. У такий спосіб оцінювати інформацію набагато зручніше та простіше. Більш того, все це відбувається в автоматичному режимі. Користувачеві не потрібно думати та порівнювати значення самостійно. Редактор все зробить сам. У жодній формулі ви не зможете зробити таке, що може цей інструмент.

Для того, щоб скористатися цією можливістю, потрібно перейти на вкладку «Головна» та клацнути на кнопку «Умовне форматування».

До основних розділів даного менювідносяться:

• правила виділення осередків;

• правила відбору перших та останніх значень;

• гістограми;

• колірні шкали;

• набори піктограм;

Розглянемо ці пункти уважніше. Для цього створимо якусь таблицю, в якій можна буде порівнювати числові значення.

У цьому розділі також багато різних варіантів форматування. Розберемо кожен із них.

Більше

1. Для початку виділіть якийсь рядок. У цьому випадку це будуть постраждалі у першій шахті.

1. Потім перейдіть на вкладку «Головна» та натисніть кнопку «Умовне форматування». У меню, що з'явилося, клацаємо на пункт «Правила виділення осередків». Потім вибираємо варіант "Більше".

1. Після цього з'явиться вікно, в якому потрібно вказати значення порівняння виділених елементів. Можна вбити будь-що або клікнути на якусь комірку. Натисніть на середнє значення. Цей показник цілком підходить для порівняння.

1. Відразу після цього посилання на комірку підставиться автоматично (а вона сама виділиться пунктирною лінією). Щоб вставити, натисніть кнопку «OK».

1. У результаті ми побачимо, що комірки, у яких значення більше 27, підсвітилися іншим кольором.

Якщо вам не подобається колір заливки осередків, ви завжди можете її змінити. Для цього потрібно вибрати будь-який інший варіант розмальовки на стадії вказівки для порівняння.

Якщо ніщо із запропонованих варіантів вам не подобається, можна натиснути на пункт «Користувачський формат…».

Відразу після цього з'явиться вікно, в якому можна вказати потрібний формат осередків.

1. Виділіть якийсь рядок. Натисніть на іконку «Умовне форматування» на вкладці «Головна». Виберіть «Правила виділення осередків», а потім – «Менше».

1. Вам знову запропонують вказати комірку для порівняння. Для цього зробіть лівий клік миші по потрібній клітині.

1. Внаслідок цього відбудеться підстановка потрібної адреси. Щоб зберегти налаштування, натисніть кнопку «OK».

1. У результаті ми бачимо, що це осередки, значення яких менше 24, виділилися іншим кольором.

1. Виділіть якийсь рядок без правил форматування. Заходимо до того ж розділу меню, але цього разу вибираємо пункт «Між».

1. Потім редактор Ексель сам запропонує якісь проміжні значення. Можна залишити все без змін.

1. Або підставити щось своє, що зручніше вам. Наприклад, більше 14, але менше 17. Щоб зберегти, натисніть кнопку «OK».

1. Внаслідок цього все те, що знаходиться між цими цифрами, виділилося іншим кольором.

1. Виділяємо іншу вільну від форматування комірку. Виконуємо той самий шлях на панелі інструментів і вибираємо пункт «Рівне».

1. Нас попросять вказати посилання на комірку для порівняння або готове числове значення. Введемо, наприклад, цифру 18. Оскільки вона зустрічається у виділеному рядку. Для збереження натискаємо кнопку «OK».

1. Завдяки цьому осередок, який відповідає зазначеному значенню, став підсвіченим іншим кольором.

1. Для перевірки можна спробувати змінити щось. Наприклад візьмемо сусідню клітину. Виправимо там 19 на 18. Після натискання на клавішу Enter ви побачите наступне.

Ми бачимо, що фон клітин змінюється повністю в автоматичному режимі.

Текст містить

Описані вище дії підходять лише числових значень. Для роботи з текстовою інформацією необхідно вибрати інший інструмент.

1. Насамперед виділіть якийсь рядок з кількома цифрами. Потім за допомогою знайомого меню виберіть пункт «Текст містить…».

1. Внаслідок цього з'явиться вікно, в якому потрібно вказати якийсь фрагмент тексту. Це може бути буква чи цифра. Наприклад введемо число «2». Щоб зберегти форматування, натисніть кнопку «OK».

1. В результаті цього виділилися осередки з числами 20 і 23, оскільки в обох є цифра 2.

Подібні маніпуляції можна виконати і з тимчасовими значеннями.

1. Для початку додамо рядок, у якому напишемо кілька дат. Бажано, щоб вони йшли поспіль. Так простіше порівнюватиме.

1. Після цього виділяємо весь цей рядок. Потім переходимо в меню «Умовне форматування» та вибираємо пункт «Дата».

1. Відразу після цього з'явиться вікно, де можна буде вибрати кілька варіантів:
   • вчора;
   • сьогодні;
   • завтра;
   • за останні 7 днів;
   • минулого тижня;
   • поточного тижня;
   • на наступному тижні;
   • минулого місяця;
   • цього місяця;
   • в наступному місяці.

1. Як приклад виберемо варіант «Завтра». Щоб зберегти, натисніть кнопку «OK».

1. В результаті цього поле, яке містить завтрашня дата, буде виділено іншим кольором.

1. Поточна дата на час написання статті – 25 лютого 2018 року.

Для демонстрації цього умовного форматування бажано використати таблицю без інших правил порівняння. Далі потрібно буде виконати такі дії.

1. Виділіть у таблиці основні значення, які потрібно якось аналізувати.

1. Клацніть на іконку «Умовне форматування» та у «Правилах виділення осередків» виберіть пункт «Повторювані значення».

1. Відразу після цього з'явиться вікно, в якому ви зможете вибрати два значення:
   • повторювані;

• унікальні.

У кожному випадку буде доступним попередній перегляд, щоб ви могли точно визначитися, що саме вам потрібно. Для збереження потрібно натиснути кнопку «OK».

Крім звичайного виділення конкретних чисел, існує можливість маркування певної кількості елементів у відсотковому чи кількісному співвідношенні. Для цього потрібно зробити таке.

1. Виділіть вміст таблиці. Потім потрібно натиснути кнопку «Умовне форматування», яка розташована на вкладці «Головна». Після цього виберіть пункт «Правила відбору перших та останніх значень». В результаті вам запропонують кілька варіантів відбору.

Розглянемо кожен із них.

Вибравши цей пункт, ви побачите вікно, в якому запропонують вказати кількість перших осередків. Для збереження натисніть «OK».

Відлік походить від більшого значення до меншого.

Це означає, що якщо вам необхідно виділити перші 10 клітинок, в яких знаходяться найменші цифри, потрібно вибрати пункт «Останні 10 елементів».

Під час введення кількості осередків вам буде доступний попередній перегляд. Якщо вказати число 1, то залишиться лише максимальне значення.

Якщо буде два осередки з однаковим найбільшим числом, то виділяться обидва!

В даному випадку все працює практично за таким самим принципом, тільки цього разу підсвічується не конкретне фіксована кількістьклітин, а лише певний відсоток із них.

Якщо вказати число 10 (воно використовується за замовчуванням), ви побачите наступне.

Якщо це правило форматування вам сподобалося, потрібно натиснути на кнопку «OK». В іншому випадку натисніть «Скасувати».

Останні 10 елементів

Як було зазначено вище, у разі виділяються ті осередки, у яких містяться мінімальні дані. Принцип введення той самий – вказуєте потрібну кількість і натискаєте кнопку «OK».

Якщо ви вкажете всього 1 клітинку, але при цьому мінімальних цифр буде кілька, то буде виділено всіх (у нашому випадку – дві).

Той самий принцип тільки цього разу підсвічується певний відсоток інформації, а не абсолютна кількість.

Даний інструмент дуже зручний, коли потрібно відсортувати інформацію щодо неї самої. Тобто редактор Excel сам порахує середню кількість серед виділеної інформації і помітить все те, що вище за цю величину. Все відбувається автоматично.

Аналогічний принцип дії й у разі. Тільки цього разу маркуються клітини, в яких зберігається інформація менша від середньостатистичної величини.

В описаних вище методах порівняння даних використовувався метод суцільного заливання елементів. Іноді це зовсім зручно.

Для просунутого аналізу інформації використовується інший інструмент – гістограми. При цьому заливка може бути двох видів:

• градієнтна;
• Суцільна.

Розглянемо кожен із запропонованих варіантів.

Градієнтне заливання

1. Насамперед необхідно виділити потрібні рядки та стовпці. Потім клацнути на іконку «Умовне форматування». Після цього перейти в розділ «Гістограми» та вибрати будь-яку із запропонованих заливок.

До значень за замовчуванням належать:

• зелена;
• червона;
• помаранчева;
• блакитна;
• фіолетовий.

При наведенні на кожен із варіантів вам буде доступний попередній перегляд.

Даний тип маркування сильно не відрізняється від вищеописаного і він знаходиться в тому ж розділі.

Кольори використовуються ті самі.

Якщо нічого із запропонованих пунктів вам не сподобалося, ви можете вказати свій варіант форматування.

Тут ви зможете налаштувати:

• стиль;

• мінімальне та максимальне значення;

• зовнішній виглядстовпця.

Зразок того, що ви налаштували, можна побачити у нижньому правому кутку.

Якщо ви хочете чогось контрастнішого, потрібно зробити наступні дії.

1. Виділіть таблицю (основну інформацію для аналізу даних). Натисніть на іконку "Умовне форматування", яка розташована на "Головній" вкладці на панелі інструментів. У меню виберіть пункт «Колірні шкали». Внаслідок цього з'явиться великий список із 12 варіантів оформлення.

1. При наведенні на кожен шаблон ви побачите таке пояснення.

При наведенні на кожну з іконок вам буде доступний попередній перегляд. Так ви зможете вибрати ту колірну гамуяка вам подобається найбільше.

Якщо нічого із запропонованого редактором Excel вам не сподобалося, ви завжди можете створити щось своє. Для цього потрібно в цьому розділі меню клікнути на пункт «Інші правила».

Відразу після цього ви побачите наступне вікно. Тут можна вказати початковий та кінцевий колір. Для збереження достатньо натиснути кнопку «OK».

Якщо колірне форматування вам не подобається, ви можете використати графічний метод. Для цього потрібно зробити такі дії.

1. Виділіть основні осередки таблиці.
2. Клацніть на панелі інструментів на «Умовне форматування».
3. У меню виберіть категорію «Набори значків».
4. Відразу після цього ви побачите великий перелік різних шаблонів.

Варто зазначити, що редактор сам автоматично поділяє дані на декілька груп: мінімальні, середні та максимальні.

До можливим варіантамвідносяться (щоразу при наведенні на будь-яку іконку ви бачитимете попередній перегляд без збереження правила форматування):

• напрямки (біля великих чиселз'явиться стрілка нагору; для середніх – праворуч; мінімальним цифрам відповідає напрямок донизу);

• фігури (колір залежить від числа в осередку – сірий колір для найбільших значень);

• індикатори (галочка – високі, знак оклику- Середні, а хрестик - мінімум);

• оцінки (ступінь заповнення елемента залежить від числа в комірки);

Якщо жодна з іконок вам не сподобалася, ви можете створити своє правило заповнення клітин.

У цьому випадку ви зможете самостійно вказати такі параметри:

• стиль значок;

• свій варіант піктограми;

• граничні значення для значків;

Щоб зберегти, натисніть кнопку «OK».

Якщо ваш експеримент не вдався і маніпуляції, які ви проробили, тільки зіпсували зовнішній вигляд таблиці, то все це можна скасувати досить простим способом.

1. Спочатку потрібно виділити ті елементи, умовне форматування яких необхідно відключити.

1. Потім натисніть на вкладці "Головна" на іконку "Умовне форматування".
2. Після цього виберіть «Видалити правила».
3. Далі клацаємо на «Видалити правила з виділених осередків».

1. Якщо хочете видалити все, то виділяємо другий пункт - Видалити правила з усього аркуша.

1. Результат буде наступним. Все повернеться до свого колишнього вигляду.

Набір методів форматування можна змінювати за власним бажанням. Це робиться в такий спосіб.

1. Клацніть на кнопку «Умовне форматування».
2. Виберіть «Керування правилами».

1. У диспетчері правил нічого не буде (якщо до виклику цього меню ви нічого не виділяли), оскільки за замовчуванням вибрано пункт «Поточний фрагмент».

1. Виберіть «Цей лист».

1. В результаті ви побачите всі правила, які використовуються в документі на даний момент.

Вилучення

Щоб видалити щось, достатньо вибрати щось зі списку і натиснути на кнопку «Видалити правило».

Необхідно бути дуже уважним при виконанні таких дій, оскільки вас додатково не спитають, чи ви впевнені у своєму виборі.

Зміна

Редагувати правила досить просто. Це робиться в такий спосіб.

1. Виберіть будь-який рядок.
2. Натисніть кнопку «Змінити правило».

1. В результаті цього ви побачите наступне вікно. За замовчуванням вибрано тип «Форматувати лише ті комірки, які містять».

1. Тут ви зможете вказати, що саме вони містять:
   • текст;
   • дати;
   • порожні;
   • непорожні;
   • помилки;
   • без помилок.

З виходом нової версії програми для ПК Microsoft Office з'явилися нові можливості. Розробники доопрацювали деякі компоненти, зробили ще зручнішим роботу з програмами. Не можна залишити без уваги і Excel 2010 і нові можливості інфографіки в ньому. Тому в цій статті ми на прикладі розповім вам, як працювати з новими компонентами Excel 2010.

Умовне форматування таблиці в Excel 2010

Не завжди зручно переглядати велику кількість значень та порівнювати їх із плановими. Припустимо, що обсяг виручки кожного менеджера на місяць має становити щонайменше 100 000 рублів. Але не обов'язково оцінювати показники вручну, переглядаючи кожне значення, простіше довіритися вбудованому компоненту Excel. Виділимо область даних. Переходимо у вкладку «Вставка - Умовне форматування - Набір значків» з випадаючого меню вибираємо шаблон, що сподобався, мені подобається світлофор, так як з ним дуже зручно працювати. Після вибору шаблону з'явиться вікно «Створення правил форматування». Тут необхідно навпроти цих значків ввести дані, при перевищенні яких робота співробітника оцінюється як: відмінна, задовільна і незадовільна. Дані вводяться у параметр «Значення» навпроти кожного з гуртків, а поле «Тип» у разі необхідно змінити з «Відсоток» на «Числа». Мною були задані наступні параметри: 110, 90. Третій параметр задається автоматично, він оцінюється як усі значення менше задовільного. Натискаємо кнопку "Ок".

У осередках всіх значень з'явилися гуртки трьох різних кольорів. За підсумками, поданої у такому вигляді інформації набагато простіше оцінити роботу менеджерів за певний період. Ми можемо порівняти якість роботи співробітників, визначити хто з працівників досягає найвидатніших результатів, а хто навпаки вимагає до себе пильної уваги.

Але це ще останній спосіб умовного форматування даних. З'явилися такі інфографічні елементи як «гістограми» і «кольорові шкали». Розглянемо їх докладніше. Виділимо значення в осередках та переїдемо «Вставка – Умовне форматування – Гістограми». У меню, що випадає, з'явиться список шаблонів, при наведенні на будь-який з них відбувається перед переглядом результату. Вибираємо колірну схему, що сподобалася, і бачимо, що осередки залиті горизонтальними стовпцями різної величини. Вони відображають у графічному вигляді ті значення, які є в осередках. Якщо число буде введено зі знаком мінус, то графік зміститься у протилежний бік від комірки, вказуючи на негативні величини.

Компонент «Колірні шкали» заливає осередки тим кольором, який відповідає значенню, введеному до неї. Наприклад, найменші значення будуть залиті у червоний колір, середні у жовтий, а найбільші у зелений. Колірна схема може бути підібрана вами індивідуально, але суть залишається теж, що при використанні «Набір значків».

Зрізи і не тільки

Але це ще не всі можливості візуалізації даних, що включені в пакет . Розглянемо ще таку зручну функцію, як «Зрізи». Вибрані працівники відпрацювали в компанії дуже значний термін і складно при формуванні зведеної таблиці виділити ту чи іншу дату. Існують два способи звернення до певної дати. Коли ми будуємо зведену таблицю у правій частині, у нас розташовані елементи, які ми можемо розмістити в різні поля. Звертаємось до елемента «Дати» і викликаємо меню, що випадає, шляхом натискання на маркер зі стрілочкою. Знаходимо пункт "Фільтр за датою". Відкривається величезний список з різними варіантами форматування, але нам потрібне щомісячне сортування. Відкриваємо «Всі дати за період» та обираємо «Жовтень». Зведена таблиць значно скоротилася, у ній залишилися значення лише за жовтень. Це перший спосіб вибірки даних.

Другий спосіб організується за допомогою нової функції "Зріз", цікавого інструменту аналізу цифрових даних. Перейдемо до «Вставка – Зріз». Відкривається вікно «Вставка зрізу» у ньому слід зазначити той показник, яким буде проводитися вибірка значень, тобто колонку таблиці, якою ви зможете подивитися зрізи свого звіту. Зазначаємо «Дати» та натискаємо кнопку «Ок». На аркуші відобразиться рамка із записаними в неї значеннями.

Перетягнемо її в будь-яке зручне для нас місце і відрегулюємо її розмір таким чином, щоб можна було бачити всі представлені в ній значення. Також можна змінити колір зрізу, всі шаблони з'являються на верхній панелі. Тепер ми можемо одним кліком вибрати певну дату, і побачити яких результатів за ці дні досягли співробітники. Ця функція набагато зручніша, ніж «Фільтр за датою», оскільки вона гнучкіша. У ній ви можете вибрати відразу кілька значень, якими буде йти вибірка.

Інфокриві

Наступний метод візуального аналізу даних – це інфокриві. Робимо активним вільний осередок навпроти рядків з даними. У вкладці "Вставка" знаходимо розділ "Інфокриві" (у моїй версії вони називалися чомусь "Сперклайни"). Виділяємо діапазон даних – це буде наш рядок і натискаємо кнопку «Ок». Ви можете побачити, як у вибраному нами осередку побудувався міні графік, це і є інфокрива.

Розтягнемо цей осередок на всі інші рядки, потягнувши за край з точкою або зробивши подвійний клік на ньому. За бажанням ви можете змінити стиль інфокривої, його вибір здійснюється на верхній панелі в режимі конструктора інфокривої. Отриманий графік дозволяє побачити тенденцію, тренд. При величезній кількості даних інфокрива дає загальний візуальний аналіз усієї множини. По ній легко можна визначити піки і падіння, початок зростання або його уповільнення.

Інфокриві бувають трьох типів: «Графік» - саме його ми й розглядали; "Стовпець" - відображає дані у вигляді маленьких стовпців, наочно показуючи максимальні та мінімальні значення; «Виграш/програш» - осередок ніби розділяється на де частини, в нижній частині розміщуються квадрати з негативними значеннями, у верхній з позитивними, нуль не відображається зовсім.

Висновок

У цій статті ми не лише навчилися швидко оформлювати таблицю, а й проводити візуальний аналіз даних. Також ми ознайомилися з такими поняттям як зведена таблиця, навчилися проводити фільтрацію значень та умовне форматування цифрових значень, складати зрізи. Крім цього, ми наочно розібралися з новою функцієюпід назвою "Інфокриві". Не можна не відзначити, що вдосконалення видно на особу, і практично всі нові функції спрямовані на полегшення праці спеціаліста і наочне подання даних. Якщо вас зацікавила нова функціональність табличного редактора, ви можете у партнерів компанії 1CSoft.

Олександр Неберекутін

Всі права захищені. З питань використання статті звертайтесь до адміністраторам сайту

Урок 8. Форматування осередку

Можна змінити формат комірки, запам'ятати його та застосувати до іншої таблиці. Спочатку розглянемо можливості форматування осередку. Для цього виділимо кілька осередків, потім клацнемо по них правою кнопкою та викличемо режимФормат осередків.

Як видно, вікно містить кілька вкладок. ВкладкаЧисло дозволяє вказати формат даних, що знаходяться в осередку. Зазвичай він рідко змінюється. Як правило, при введенні даних у комірку, програма сама визначає формат. В поліЧислові форматийого можна подивитися.

Вкладка Вирівнювання дозволяє встановити: де буде знаходитись текст у комірці. Припустимо, ми набрали текст у комірку.

Як видно з малюнка, текст примикає до лівої межі комірки. Для того, щоб поставити його по центру, потрібно встановити параметр по центрув поліпо горизонталі .

Цікавий режим Орієнтація Він дозволяє надрукувати текст не по горизонталі, а в іншому напрямку. Припустимо, потрібно змінити напрямок до горизонтальної осі на 45 градусів. Для цього встановимо стрілку в поліОрієнтація , Як показано на рис. нижче.

Як очевидно з малюнка напрямок тексту змінилося лише у тому осередку, до якої застосований режим. Крім того, розмір рядка змінився і став більшим. У правій комірці знаходиться текст, і він знаходиться у нижньому кордоні. Щоб встановити його в іншому місці, виділимо другий осередок і скористаємося режимомФормат осередків, вкладкою Вирівнювання. Там у полі по вертикалі встановимо значення – по верхньому краю.

І текст пересунеться вище.

Цікавий режим автопідбір ширини, який дозволяє програмі автоматично збільшувати розмір комірки (по горизонталі та вертикалі), якщо значення виходить за рамки наявних. Наприклад, збільшимо розмір шрифту до 24 у створеній на минулих уроках таблиці при параметрі автопідбору.

Видно, що розмір по вертикалі (рядок) змінився у бік збільшення. Так рядки під таблицею мають менший розмір, ніж, де є таблиця. Відзначимо, що вид шрифту в заголовку різний, тому що він збільшений за розміром (шириною) комірки.

На вкладці Шрифт є можливість встановити вид шрифту, його зображення, розмір, колір, встановити його як закреслений, надрядковий, підрядковий.

Встановимо у наведеному вище прикладі в заголовку шрифт одного стилю (Arial), встановимо його напівжирним, зробимо підкреслення та оберемо синій колір. Для цього виділимо комірки заголовка та встановимо параметри, як це показано нижче.

У полі Зразок можна подивитися, як виглядатиме текст.

Тепер знову виділимо заголовок таблиці, приберемо галочку в параметрі автопідбір ширини, отримаємо наступну картинку.

Як видно, текст налазить на текст інших осередків. Скористаємося режимомФормат на вкладці Головна.

У панно, що з'явилося, виберемо режимАвтопідбір ширини тексту. Отримаємо:

На вкладці Кордон можна встановити межі навколо комірки. Припустимо, ми маємо кілька осередків, як показано на рис. нижче.

Виділимо їх та скористаємося вкладкоюКордон .

Ми вибрали колір – помаранчевий, тип лінії – подвійний та натиснули на кнопку зовнішні.

Тепер знову виділимо таблицю, і знову скористаємося вкладкоюКордон .

Ми вибрали інший колір, тип лінії та натиснули на кнопку внутрішні. Можна було не виходити з режиму встановлення кордонів, встановити колір, тип лінії, натиснути кнопку зовнішніпотім змінити тип лінії, колір і натиснути на кнопку внутрішні.

Вкладка Заливка дозволяє встановити заливку осередків. Знову виділимо попередні комірки та встановимо колір. Можна вибрати колір, і тоді осередки будуть зафарбовані однорідним кольором, але ми вибралиВізерунок і до нього Колір візерунка.

Збереження стилю осередків . Припустимо, що отриманим стилем ми користуватимемося під час створення наступних таблиць. Тому виділимо знову чотири осередки та натиснемо на кнопкуСтилі осередків на вкладці Головна.

Тут вже є стилі, встановлені у програмі, але нам потрібно створити свій стиль. Тому натиснемо на написСтворити стиль осередків.

На екрані з'явиться вікно, в якому є елементи, для яких створюється стиль, назвемо його Проба. Поставимо галочки у всіх перемикачах та натиснемо на кнопкуОК . Тепер новий стиль запам'ятається у програмі та коли викличемо режимСтилі осередків , то він з'явиться у списку Користувальницькі.

Потім, коли потрібно використовувати новий стиль, виділіть комірки та скористайтеся режимомПроба . Після цього нова таблиця прийме новий Ваш стиль.

Іноді потрібно виділити цифри залежно від умов. Так, якщо в таблиці представлені порівняльні дані за категоріями населення, які зловживають певними продуктами, то осіб, схильних до спиртних напоїв, краще виділити похилим шрифтом, вегетаріанців, які поїдають з грядок – шрифтом з підкресленням, а споживають безконтрольно велика кількістьїжі – жирним шрифтом. Крім того, використання кольору може бути продиктовано деякими умовами. Наприклад, якщо температура в квартирі взимку не піднімається вище 0, кількість таких квартир краще показувати синім кольором, при температурі 0 - 10 градусів - зеленим, при діапазоні 10 - 20 градусів - жовтим, а понад 30 градусів - червоним кольором.

Повернемося до створеної таблиці. Виділимо частину таблиці з чисельними значеннями та скористаємося режимом на вкладціГоловна → Умовне форматування. На екрані з'явиться вікно режиму, вигляд якого показано малюнку. У цьому вікні виберіть режимСтворити правило.

З'явиться вікно, де встановимо значення для правил.

Поставимо завдання мати колір фону осередків залежно від значення. Виберемо верхнє правило Форматувати всі осередкина підставі їх значень та натиснемо на кнопкуОК.

Якщо змінимо колір на синій, то отримаємо таку таблицю.

Виберемо режим у стилі формату – триколірна шкала та натиснемо на кнопкуОК.

У цих режимах можна змінити середнє значення, ввівши значення за допомогою клавіатури, але можна і вказати комірку, в якій знаходиться це значення, натиснувши кнопку -.

Можна встановити значення гістограма. Тоді вказаним кольором буде заповнено осередки залежно від значення.

Можна встановити значки біля значень за допомогою режиму набори значків.

Можна виконати умовне форматування не з усією таблицею, і з її частиною. Є й інші режими. Наприклад,Умовне форматування→ Правила виділення осередків→ Між.

У вікні всі значення, які знаходяться між 25 і 72, будуть виділені світло-червоною заливкою і темно-червоним кольором. Ці зміни можна змінити, ввівши їх з клавіатури.

У списку значень на які можна поміняти формат є формат користувача, де можна поміняти тип шрифту, накреслення та ін. Наприклад, можна зробити накреслення напівжирним.

Зазначимо, що можна використовувати кілька правил однієї таблиці.

Умовне форматування – це дуже корисна функціяв Excel, яка дозволяє відформатувати числові дані або текст у таблиці відповідно до заданих умов або правил. Завдяки йому, глянувши на потрібні осередки, Ви відразу зможете оцінити значення, оскільки всі дані будуть представлені у зручному наочному вигляді.

Кнопка "Умовне форматування"знаходиться на вкладці «Головна» у групі «Стилі».

Натиснувши на ній, відкриється меню з видами умовного форматування. Давайте розберемося з ними докладніше.

Виділення осередків

В даному випадку ми можемо порівняти числові дані виділеного діапазону осередків з певним заданим числом або іншим діапазоном. Порівнювати можна як числа, а й текст, і дати.

приклад

Порівняємо всі числа у вибраному діапазоні і якщо є повтори, зафарбуємо блоки з ними у певний колір. Натискаємо "Умовне форматування" – «Правила виділення осередків» – «Повторювані значення». У списку вибираємо «повторювані»та тип заливки. Тепер усі повтори у стовпці виділені кольором. Як бачите, у прикладі кілька разів зустрічаються шістки та вісімки.

Тепер давайте порівняємо дані в першому діапазоні з другим, і якщо число в першому буде менше, виділимо прямокутник кольором. Вибираємо зі списку «Менше». Далі робимо відносне посилання на другий стовпець: клацаємо мишкою за першим числом. Долар перед F означає, що будемо порівнювати саме з цим стовпцем, але в різних осередках. У результаті всі блоки в першому стовпці, де числа записані менше, ніж у другому, виділені кольором.

Також можна застосувати форматування до текстових даних. Для цього виберіть зі списку "Текст містить". Наприклад, виділимо всі імена, які починаються з "В" - тобто сам блок і текст будуть пофарбовані у вибраний колір.

Відбір перших та останніх значень

Використовуючи цей пункт, можна виділити комірки, які відносяться до перших або останніх елементів, відповідно до заданого числа або відсотка.

приклад

Задамо форматування для тих блоків, значення яких вище середнього у виділеній області. Вибираємо зі списку «Вище середнього». Відповідні прямокутники та текст у них будуть виділені.

Гістограми

Вони показують інформацію у блоці як гістограми. Осередок приймається за 100%, якому відповідає максимальне число у вибраному діапазоні. Якщо значення у блоці буде негативне – гістограма ділиться на половину, має іншу спрямованість та колір.

приклад

Відобразимо число кожного виділеного блоку як гістограми. Вибираємо будь-який із запропонованих способів заливання.

Тепер уявімо, що мінімальне число для побудови гістограми має бути 5. Виділяємо потрібний діапазон, клацаємо по кнопочці "Умовне форматування"і вибираємо зі списку «Управління правилами».

Відкриється вікно. У ньому можна створити нове правило для виділених осередків, змінити чи видалити потрібне зі списку. Вибираємо "Змінити правило".

Внизу вікна можна змінити опис для нього. Ставимо "Мінімальне значення"- "Число", і в полі "Значення" пишемо "5". Якщо Ви не бажаєте, щоб у осередках відображалися числа, поставте галочку в пункті «Показувати лише стовпець». Тут можна змінити колір і тип заливки.

У результаті мінімальна кількість виділених осередків «5» , а максимальне вибирається автоматично. Як видно в прикладі, в блоках, де число менше п'яти: 4, -7, -8, або йому гістограма просто не відображається.

Колірні шкали

Тепер розберемо четвертий пункт. У цьому випадку осередок заливається кольором, який залежить від числа, яке в ньому записано.

Якщо відкрити вікно «Зміна правила форматування», як описано в попередньому пункті, можна вибрати "Стиль формату", "Колір" заливки, максимальне та мінімальне значення для вибраного діапазону.

Наприклад, у полі "Мінімальне значення"я поставила «3». Вибрана область буде виглядати наступним чином - блоки, значення в яких нижче 4-х будуть просто не зафарбовані.

Набір піктограм

У комірку, відповідно до її значення, буде вставлено певний значок.

Відкривши вікно «Зміна правила форматування», можна вибрати "Значення" та "Тип" для чисел, яким буде відповідати кожен значок.

Як видалити

Якщо Вам потрібно видалити умовне форматування для певного діапазону (і не тільки), клацніть по кнопці «Видалити правила»та виберіть потрібний пункт із меню.

Як створити нове правило

Кнопка "Створити правило"дозволить створити нові необхідні умовидля вибраного діапазону.

приклад

Припустимо, є невелика табличка, що представлена ​​малюнку вище. Створимо для неї різні правила. Якщо числа в діапазоні вище "0" - зафарбуємо блоки в жовтий колір, вище "10" - зелений, вище "18" - червоний.

Для початку потрібно вибрати тип – «Форматувати лише комірки, які містять». Тепер у полі «Змініть опис правила»задаємо значення, вибираємо колір комірки та натискаємо «ОК» . Створюємо таким чином три правила для виділеного діапазону.

Таблиця у прикладі відформатована в такий спосіб.

Як керувати правилами

Якщо у вас у документі вже є умовне форматування і для нього задані певні умови, але потрібно їх змінити, то розглянемо, як керувати ними. Для цього виділяємо цей же діапазон та клацаємо по кнопочці «Управління правилами».

Умовне форматування - зручний інструментдля аналізу даних та наочного подання результатів. Вміння ним користуватися заощадить масу часу та сил. Досить швидко поглянути на документ – необхідну інформацію отримано.

Як зробити умовне форматування в Excel

Інструмент «Умовне форматування» знаходиться на головній сторінці розділу «Стилі».

При натисканні на стрілку праворуч відкривається меню для умов форматування.

Порівняємо числові значення в діапазоні Excel із числовою константою. Найчастіше використовуються правила «більше/менше/рівно/між». Тому вони винесені в меню "Правила виділення осередків".

Введемо в діапазон А1:А11 ряд чисел:

Виділимо діапазон значень. Відкриваємо меню "Умовного форматування". Вибираємо «Правила виділення осередків». Задамо умову, наприклад, «більше».

Введемо в ліве поле число 15. У праве - спосіб виділення значень, що відповідають заданій умові: "більше 15". Відразу видно результат:

Виходимо з меню, натиснувши кнопку ОК.

Умовне форматування за значенням іншого осередку

Порівняємо значення діапазону А1:А11 з числом у комірці В2. Введемо до неї цифру 20.

Виділяємо вихідний діапазон та відкриваємо вікно інструменту «Умовне форматування» (нижче скорочено згадується «УФ»). Для даного прикладузастосуємо умову «менше» («Правила виділення осередків» - «Менше»).

Результат форматування відразу видно на аркуші Excel.

Значення діапазону А1:А11, які менші за значення комірки В2, залиті вибраним фоном.

Задамо умову форматування: порівняти значення осередків у різних діапазонах і показати однакові. Порівнюватимемо стовпець А1: А11 зі стовпцем В1: В11.

Виділимо вихідний діапазон (А1: А11). Натиснемо «УФ» – «Правила виділення осередків» – «Рівне». У лівому полі – посилання на комірку В1. Посилання має бути ЗМІШАНЕ або ВІДНОСНЕ!, а не абсолютне.

Кожне значення у стовпці А програма порівняла з відповідним значенням у стовпці В. Поодинокі значення виділені кольором.

Увага! При використанні відносних посилань потрібно стежити, який осередок був активний у момент виклику інструмента «Умовного формату». Бо саме до активного осередку «прив'язується» посилання за умови.

У нашому прикладі в момент виклику інструмента був активний осередок А1. Посилання $B1. Отже, Excel порівнює значення комірки А1 із значенням В1. Якби ми виділяли стовпець не зверху вниз, а знизу вгору, то активним був би осередок А11. І програма порівнювала б В1 із А11.

Порівняйте:

Щоб інструмент «Умовне форматування» правильно виконав завдання, слідкуйте за цим моментом.

Перевірити правильність заданої умови можна так:

1. Виділіть першу комірку діапазону з умовним форматуванням.
2. Відкрийте меню інструмента, натисніть "Керування правилами".

У вікні видно, яке правило і до якого діапазону застосовується.

Умовне форматування – кілька умов

Вихідний діапазон - А1: А11. Необхідно виділити червоним числа, які більші за 6. Зеленим – більше 10. Жовтим – більше 20.

• 1 спосіб. Виділяємо діапазон А1: А11. Застосовуємо до нього "Умовне форматування". "Правила виділення осередків" - "Більше". У ліве поле вводимо число 6. У правому - "червона заливка". ОК. Знову виділяємо діапазон А1: А11. Задаємо умову форматування "більше 10", спосіб - "заливання зеленим". За таким же принципом "заливаємо" жовтим числа більше 20.
• 2 спосіб. У меню інструмента «Умовне форматування вибираємо «Створити правило».

Заповнюємо параметри форматування за першою умовою:

Натискаємо ОК. Аналогічно задаємо другу та третю умову форматування.

Зверніть увагу: значення деяких осередків відповідають одночасно двом та більше умовам. Пріоритет обробки залежить від порядку перерахування правил у «Диспетчері»-«Управління правилами».

Тобто до 24, яке одночасно більше 6, 10 і 20, застосовується умова «= $ А1> 20» (перше у списку).

Умовне форматування дати в Excel

Виділяємо діапазон із датами.

Застосуємо до нього "УФ" - "Дата".

У вікні з'являється перелік доступних умов (правил):

Вибираємо потрібне (наприклад, за останні 7 днів) та тиснемо ОК.

Червоним кольором виділено осередки з датами останнього тижня (дата написання статті – 02.02.2016).

Умовне форматування в Excel з використанням формул

Якщо стандартних правил недостатньо, користувач може застосувати формулу. Практично будь-яку: можливості цього інструменту безмежні. Розглянемо найпростіший варіант.

Є стовпець із числами. Необхідно виділити кольором осередки з парними. Використовуємо формулу: = ОСТАТ ($ А1; 2) = 0.

Виділяємо діапазон із числами – відкриваємо меню «Умовного форматування». Вибираємо "Створити правило". Натискаємо «Використовувати формулу для визначення осередків, що форматуються». Заповнюємо наступним чином:

Для закриття вікна та відображення результату – ОК.

Умовне форматування рядка за значенням осередку

Завдання: виділити кольором рядок, що містить комірку з певним значенням.

Таблиця для прикладу:

Необхідно виділити червоним кольором інформацію щодо проекту, який перебуває ще в роботі («Р»). Зеленим – завершено («З»).

Виділяємо діапазон із значеннями таблиці. Натискаємо «УФ» – «Створити правило». Тип правила – формула. Застосуємо функцію ЯКЩО.

Порядок заповнення умов для форматування «завершених проектів»:

Аналогічно задаємо правила форматування для незавершених проектів.

У «Диспетчері» умови виглядають так:

Отримуємо результат:

Коли задані параметри форматування для всього діапазону, умова виконуватиметься одночасно із заповненням осередків. Наприклад, «завершимо» проект Димитрової за 28.01 – поставимо замість «Р» «З».

"Розмальовка" автоматично змінилася. Стандартними засобами Excel до таких результатів довелося б довго йти.

Кожен менеджер, бухгалтер або навіть звичайнісінький користувач не раз стикався з чудовими можливостями Excel 2010, що дозволяє швидко і зручно працювати з таблицями. Ця версія програми відрізняється розширеними можливостями умовного форматування зведених таблиць, що покращує весь робочий процес.

Ми маємо функціонал візуалізації, що надає можливість використовувати в осередках гістограми, різноманітні значки та різноманітні кольорові шкали. Тепер можна легко створити віконце у стилі керуючої консолі, що полегшує пошук інформації. Також тепер цей тип форматування почав успішно застосовуватися у зведених таблицях, точніше кажучи – до їхньої структури (а не лише до даних). Описаний нижче спосіб підійде навіть тим, хто збирається купити нову пральну машинку і вибирає модель.

Наведемо найпростіший приклад зведеної таблиці, що описує обсяги продажу якогось товару по регіонах:

Тепер, спираючись на ці дані, створимо графічний звіт обсягів продажу за кожний часовий період, щоб полегшити сприйняття інформації. Звичайно, можна скористатися зведеною діаграмою, але добре підходить і умовне форматування в Excel 2010.

Найпростіший варіант – використовувати кольорові шкали. Для цього виділяємо поле "Обсяг продажів", охоплюючи всі періоди. Залишилося відкрити вкладку «Головна», де натискаємо кнопку «Умовне форматування» (якщо ви раптом використовуєте англійську версію, то дана функціяназивається "Conditional Formatting"). Наведіть курсор на "Гістограми".

Набір градієнтної і суцільної заливки, по суті своїй, нагадує стандартну горизонтальну гістограму. І якщо зараз використовувати фільтрацію даних будь-якої графи в межах області дії фільтра, ми помітимо динамічну зміну гістограм.

Excel 2010 вже має значну кількість повністю готових сценаріїв форматування, які значно економлять робочий час. Для створення описаних вище гістограм, до речі, програма застосовує алгоритм, що самостійно визначає максимальне та мінімальне значення діапазону вибраних осередків і лише потім форматує їх, спираючись на оброблену інформацію.

Отже – готові сценарії, здатні допомогти у більшості ситуацій:

Перші 10 елементів;

Останні 10 елементів;

Перші 10%;

Останні 10%;

Більше середнього;

Менше середнього.

Видалення умовного форматування, що вже використовується, в Excel 2010 відбувається за наступною схемою: у зведеній таблиці переходимо на вкладку «Головна», натискаємо на «Умовне форматування», далі «Стилі», і у випадаючому меню використовуємо команду «Видалити правила» - «Видалити правила з цієї зведеної таблиці» (в англійському варіанті – «Clear Rules» та «Clear Rules from this PivotTable»).

Втім, можна легко створювати власні правила форматування.

Ця таблиця – ускладнений варіант першої, отже одночасно переходимо наприклад. Давайте відстежимо обсяг продажу та виручку за годину. Ми будемо використовувати умовне форматування Excel 2010 для прискорення пошуку збігів та відмінностей. Виділяємо "Обсяг продажів". Далі за стандартною процедурою активуємо сценарій ("Головна" - "Умовне форматування"), але вибираємо не готовий варіант, а функцію "Створити правило" (або "New Rule").

Саме тут можна визначити комірки, на які застосовуватиметься умовне форматування в Excel 2010, тип використовуваного правила і, власне, параметри форматування. Спочатку задаються комірки, і тут є досить простий вибір:

Виділені ("Selected Cells");

Вхідні в стовпець "Обсяг продажів" ("All Cells Showing "Sales_Amount" Values"), включаючи проміжні та загальні підсумки. Даний варіант, до речі, добре підходить для аналізу тих даних, які вимагають визначення середнього, відсоткового співвідношення або іншими величинами, що так чи інакше є різними рівнями однієї величини;

Вхідні в категорію "Обсяг продажів" тільки для "Ринку збуту" (All Cells Showing "Sales_Amount" Values ​​for "Market"). Даний варіант повністю виключає загальні та проміжні підсумки, що зручно для аналізу деяких окремих значень.

Зазначимо, що команди «Обсяг продажів», «Ринок збуту» під час створення правил змінюються залежно від робочих таблиць.

На наш приклад найвигіднішим є варіант «3», тому використовується такий варіант:

При виборі правила (розділ «Вибрати правило» або «Select a Rule Туре») вказуємо саме те, що відповідає нашим вимогам.

Це може бути:

- Форматування осередків на підставі значень (Format All Cells Based on Their Values). Використовується для форматування осередків, які відповідають діапазону значень, що використовується. Найкраще підходить для визначення різних відхилень, якщо доводиться працювати з величезним набором даних.

- "Форматування осередків, що містять" ("Format Only Cells That Contain"). Форматує осередки, що відповідають відповідним умовам. У разі порівняння значень форматованих осередків зі звичайними немає. Використовується для порівняння загального набору даних із зазначеною раніше характеристикою.

- "Форматування перших та останніх значень" ("Format Only Top or Bottom Ranked Values").

- "Форматувати значення нижче або вище середнього" ("Format Only Values ​​That Are Above or Below the Average").

- «Використовувати формулу визначення осередків, що форматуються» («Use a Formula to Determine Which Cells to Format»). Тут умови умовного форматування спираються на формулу, задану самим користувачем. Якщо значення комірки (з підставлених формулу) приходить зі значенням «true», то до комірки застосовують форматування. У разі значення «false» форматування не застосовується.

Застосування гістограм, наборів значків та колірних шкал можливе лише тоді, коли форматування виділених осередків відбувається на підставі значень, занесених до них. Для цього встановлюємо перший перемикач на Форматування всіх осередків на підставі значень (Format All Cells Based on Their Values). Для позначення проблемних областей можна використовувати набір значків, що також добре підходить для цього сценарію.

Та й залишилося визначити точні параметри нашого форматування. Тут знадобиться розділ "Зміни опису правила" ("Edit the Ruie Description"). Для додавання значків до проблемних осередків ми використовуємо меню «Стиль формату» («Format Style») і вибираємо «Набори значків» («Icon Sets»).

У списку «Стилю значка» залишається вибрати значення «3 знаки» Це добре підійде, якщо таблицю неможливо повністю розфарбувати. В результаті в віконці у нас має вийти таке:

При такій конфігурації Excel самостійно додаватиме в комірки значки, при цьому дотримуючись функцій:

>=67, >=33 і

Дивлячись на сухі цифри таблиць, важко з першого погляду вловити загальну картину, яку вони представляють. Але, в програмі Microsoft Excel є інструмент графічної візуалізації, з допомогою якого можна наочно уявити дані, які у таблицях. Це дозволяє легко і швидко засвоїти інформацію. Цей інструмент називається умовним форматуванням. Давайте розберемося, як використовувати умовне форматування у Microsoft Excel.

Найпростіші варіанти умовного форматування

Для того, щоб зробити форматування певної області осередків, потрібно виділити цю область (найчастіше стовпець), і перебуваючи у вкладці «Головна», клацнути на кнопку «Умовне форматування», яка розташована на стрічці в блоці інструментів «Стилі».

Після цього відкривається меню умовного форматування. Тут є три основних види форматування:

• Гістограми;
• Цифрові шкали;
• Значки.

Для того, щоб зробити умовне форматування у вигляді гістограми, виділяємо стовпець з даними та клацаємо по відповідному пункту меню. Як бачимо, видається на вибір кілька видів гістограм з градієнтною і суцільною заливкою. Виберіть ту, яка, на вашу думку, найбільше відповідає стилю та змісту таблиці.

Як бачимо, гістограми з'явилися у виділених осередках стовпця. Чим більше числове значення в осередках, тим гістограма довша. Крім того, у версіях Excel 2010, 2013 та 2016 років є можливість коректного відображення негативних значень у гістограмі. А ось, версія 2007 року такої можливості не має.

При використанні замість гістограми колірної шкали також існує можливість вибрати різні варіанти даного інструменту. При цьому, як правило, чим більше значення розташоване в осередку, тим насиченіший коліршкали.

Найцікавішим і найскладнішим інструментом серед даного набору функцій форматування є значки. Існує чотири основні групи значків: напрямки, фігури, індикатори та оцінки. Кожен вибраний користувачем варіант передбачає використання різних значків при оцінці вмісту комірки. Вся виділена область сканується Excel, і всі значення осередків поділяються на частини відповідно до величин, зазначених у них. До найбільших величин застосовуються значки зеленого кольору, до величин середнього діапазону - жовтого, і величини, що знаходяться в найменшій третині - позначаються значками червоного кольору.

При виборі стрілок, як значки, крім кольорового оформлення, використовується ще сигналізація у вигляді напрямків. Так, стрілка, повернута покажчиком нагору, застосовується до великих величин, вліво – до середніх, вниз – до малих. При використанні фігур навколо позначаються найбільші величини, трикутником – середні, ромбом – малі.

Правила виділення осередків

За умовчанням, використовується правило, при якому всі осередки виділеного фрагмента позначаються певним кольором або значком, відповідно до розміщених у них величин. Але, використовуючи меню, про яке ми вже говорили вище, можна застосовувати інші правила позначення.

Клацаємо по пункту меню «Правила виділення осередків». Як бачимо, існує сім основних правил:

• Більше;
• Менше;
• Рівно;
• між;
• Дата;
• Значення, що повторюються.

Розглянемо застосування цих процесів на прикладах. Виділимо діапазон осередків, і натисніть на пункт «Більше…».

Відкривається вікно, в якому потрібно встановити, значення більше якого числа виділятимуться. Робиться це у полі «Форматувати комірки, які більше». За замовчуванням, сюди автоматично вписується середнє значення діапазону, але можна встановити будь-яке інше, або вказати адресу комірки, в якій міститься це число. Останній варіант підійде для динамічних таблиць, дані в яких постійно змінюються, або для комірки, де застосовується формула. Ми для прикладу встановили значення 20000.

У наступному полі потрібно визначитися, як виділятимуться осередки: світло-червона заливка і темно-червоний колір (за замовчуванням); жовта заливка та темно-жовтий текст; червоний текст і т.д. Крім того, існує формат користувача.

При переході на цей пункт відкривається вікно, в якому можна редагувати виділення, практично, як завгодно, застосовуючи різні варіанти шрифту, заливки та кордону.

Після того, як ми визначилися, зі значеннями у вікні налаштування правил виділення тиснемо на кнопку «OK».

Як бачимо, осередки виділені, згідно з встановленим правилом.

За таким же принципом виділяються значення при застосуванні правил «Менше», «Між» та «Рівне». Тільки першому випадку, виділяються осередки менше значення, встановленого вами; у другому випадку, встановлюється інтервал чисел, комірки з якими виділятимуться; в третьому випадку задається конкретне число, а виділятимуться комірки, що тільки містять його.

Правило виділення «Текст містить», головним чином, застосовується до осередків текстового формату. У вікні установки правила слід вказати слово, частину слова, або послідовний набір слів, при знаходженні яких відповідні осередки виділятимуться встановленим вами способом.

Правило "Дата" застосовується до осередків, які містять значення у форматі дати. При цьому в налаштуваннях можна встановити виділення осередків після того, коли відбулася або відбудеться подія: сьогодні, вчора, завтра, за останні 7 днів, і т.д.

Застосувавши правило «Повторювані значення» можна налаштувати виділення осередків, відповідно до відповідності розміщених у них даних одному з критеріїв: ці дані повторюються або унікальні.

Правила відбору перших та останніх значень

Крім того, в меню умовного форматування є ще один цікавий пункт - "Правила відбору перших та останніх значень". Тут можна встановити виділення лише найбільших чи найменших значень у діапазоні осередків. При цьому можна використовувати відбір, як за порядковими величинами, так і за процентними. Існують такі критерії відбору, які вказані у відповідних пунктах меню:

• Перші 10 елементів;
• Перші 10%;
• Останні 10 елементів;
• Останні 10%;
• Вище середнього;
• Нижче середнього.

Але після того, як ви клікнули за відповідним пунктом, можна трохи змінити правила. Відкривається вікно, в якому вибирається тип виділення, а також, за бажанням, можна встановити іншу межу відбору. Наприклад, ми, перейшовши по пункту «Перші 10 елементів», у вікні, у полі «Форматувати перші комірки» замінили число 10 на 7. Таким чином, після натискання на кнопку «OK», виділятимуться не 10 найбільших значень, а лише 7.

Створення правил

Вище ми говорили про правила, які вже встановлені в програмі Excel, і користувач може просто вибрати будь-який з них. Але, крім того, за бажання користувач може створювати свої правила.

Для цього потрібно натиснути в будь-якому підрозділі меню умовного форматування на пункт «Інші правила…», розташований у самому низу списку». Або ж натиснути на пункт «Створити правило…», який розташований в нижній частині основного меню умовного форматування.

Відкривається вікно, де потрібно вибрати один із шести типів правил:

1. Форматувати всі осередки виходячи з їхніх значень;
2. Форматувати лише комірки, які містять;
3. Форматувати лише перші та останні значення;
4. Форматувати лише значення, які знаходяться вище або нижче за середнє;
5. Форматувати лише унікальні чи повторювані значення;
6. Використовувати формулу для визначення осередків, що форматуються.

Згідно з вибраним типом правил, у нижній частині вікна потрібно налаштувати зміну опису правил, встановивши величини, інтервали та інші значення, про які ми вже говорили нижче. Тільки в даному випадку установка цих значень буде більш гнучкою. Тут же задається, за допомогою зміни шрифту, кордонів та заливки, як саме виглядатиме виділення. Після того, як всі налаштування виконані, потрібно натиснути кнопку «OK», для збереження проведених змін.

Управління правилами

У програмі Excel можна застосовувати відразу кілька правил до одного й тому діапазону осередків, але відображатися на екрані буде лише останнє введене правило. Щоб регламентувати виконання різних правил щодо певного діапазону осередків, потрібно виділити цей діапазон, й у основному меню умовного форматування перейти за пунктом управління правилами.

Відкривається вікно, де представлені всі правила, які стосуються виділеного діапазону осередків. Правила застосовуються зверху донизу, оскільки вони розміщені у списку. Таким чином, якщо правила суперечать один одному, то за фактом на екрані відображається виконання лише останнього з них.

Щоб поміняти правила місцями, існують кнопки у вигляді стрілок, спрямованих вгору і вниз. Для того, щоб правило відображалося на екрані, потрібно його виділити, і натиснути на кнопку у вигляді стрілки спрямованої вниз, поки правило не займе останній рядок у списку.

Є й інший варіант. Потрібно встановити галочку в колонці з найменуванням "Зупинити, якщо істина" навпроти потрібного нам правила. Таким чином, перебираючи правила зверху вниз, програма зупиниться саме на правилі, біля якого стоїть дана позначка, і не опускатиметься нижче, а значить, саме це правило фактично буде виконуватися.

У цьому ж вікні є кнопки створення та зміни виділеного правила. Після натискання на ці кнопки, запускаються вікна створення та зміни правил, про які ми вже говорили вище.

Щоб видалити правило, потрібно його виділити, і натиснути на кнопку «Видалити правило».

Крім того, можна видалити правила через основне меню умовного форматування. Для цього, натискаємо на пункт «Видалити правила». Відкривається підменю, де можна вибрати один із варіантів видалення: або видалити правила лише на виділеному діапазоні осередків, або видалити абсолютно всі правила, які є на відкритому аркуші Excel.

Як бачимо, умовне форматування є дуже потужним інструментом візуалізації даних у таблиці. З його допомогою можна налаштувати таблицю таким чином, що загальна інформація на ній засвоюватиметься користувачем з першого погляду. Крім того, умовне форматування надає великої естетичної привабливості документу.

Ми раді, що змогли допомогти Вам у вирішенні проблеми.

Задайте своє питання у коментарях, детально розписавши суть проблеми. Наші фахівці намагатимуться відповісти максимально швидко.