Word потрібно конвертер для правильного відображення файлу. Вибір кодування тексту при відкритті і збереженні файлів

ДЛЯ ТИХ У КОГО ВСТАНОВЛЕНО СТАРИЙ MICROSOFT OFFICE ТАКИЙ ЯК 97, 2003, 2007 і 2010

ДЛЯ СУМІСНОСТІ ФОРМАТІВ ОФІСУ УСТАНОВИТЕ ВІДПОВІДНЕ ПРОГРАМНО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ.

що б нові формати відкривалися в старих версіях

огляд

Користувачам програм Word, Excel або PowerPoint пакетів Microsoft Office XP і 2003: перед завантаженням пакета сумісності встановіть оновлення з високим пріоритетом з веб-сайту Microsoft Update перед тим, як завантажити пакет забезпечення сумісності.Установів пакет забезпечення сумісності як доповнення до пакетів Microsoft Office 2000, Office XP або Office 2003, ви зможете відкривати, редагувати і зберігати файли в нових форматах, які використовуються в останніх версіях програм Word, Excel і PowerPoint. Пакет забезпечення сумісності можна також використовувати разом із засобами перегляду Microsoft Office Word 2003, Excel 2003 і PowerPoint 2003, щоб переглянути файли, що зберігаються в нових форматах. Додаткові відомості про пакет сумісності див. В статті бази знань.

Примітка.Якщо програма Microsoft Word 2000 або Microsoft Word 2002 використовується для читання або запису документів, що містять набір складних знаків, то для правильного відображення документів Word в нових версіях програми слід звернутися до відомостей, що містяться в статті.

адміністраторам:можна завантажити адміністративний шаблон для конвертерів Word, Excel і PowerPoint, що міститься в пакеті забезпечення сумісності.

Оновлення.Пакет забезпечення сумісності Microsoft Office оновлений і включає пакет оновлень 2 (SP2). Тепер, якщо файли DOCX або DOCM містять настроюються теги XML, то теги видаляються при відкритті файлу в Word 2003. Додаткові відомості див. У статті KB978951

Системні вимоги

• Операційні системи: Windows 2000 Service Pack 4, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Vista Service Pack 1, Windows XP Service Pack 1, Windows XP Service Pack 2, Windows XP Service Pack 3

Windows 7; Windows Server 2008

• Рекомендовані програми Microsoft Office:
  • Microsoft Word 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3), Microsoft Excel 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3) і Microsoft PowerPoint 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3)

• Microsoft Word 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3), Microsoft Excel 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3) і Microsoft PowerPoint 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3)

• Microsoft Office Word 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії, Microsoft Office Excel 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії і Microsoft Office PowerPoint 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії

• Засіб перегляду Microsoft Office Word 2003.

• Засіб перегляду Microsoft Office Excel 2003

• Засіб перегляду Microsoft Office PowerPoint 2003

інструкції

встановлення оновлення

1. Переконайтеся, що ваша система оновлена, встановивши оновлення з високим пріоритетом і обов'язкові оновлення, завантажені з веб-сайту Microsoft Update (Потрібно для користувачів Microsoft Office XP і 2003).

1. Після установки оновлень з високим пріоритетом і обов'язкових оновлень з веб-сайту Microsoft Update завантажте пакет забезпечення сумісності, натиснувши кнопку, розташовану вище, і зберігши файл на жорсткому диску.

1. Щоб запустити програму установки, двічі клацніть збережений на жорсткому диску файл FileFormatConverters.exe.

1. Виконайте інструкції, які з'являтимуться на екрані.

Видалення завантаження

Коли ви відкриваєте текстовий файл в Microsoft Word або іншій програмі (наприклад, на комп'ютері, мова операційної системи на якому відрізняється від того, на якому написаний текст в файлі), кодування допомагає програмі визначити, в якому вигляді потрібно вивести текст на екран, щоб його можна було прочитати.

В цій статті

Загальні відомості про кодування тексту

Текст, який відображається у вигляді тексту на екрані, насправді зберігається як числові значення в текстовому файлі. Комп'ютер переводить числові значення в видимі символи. Для цього використовується стандарт кодування.

Кодування - це схема нумерації, відповідно до якої кожному текстовому символу в наборі відповідає певне числове значення. Кодування може містити літери, цифри та інші символи. У різних мовах часто використовуються різні набори символів, тому багато хто з існуючих кодувань призначені для відображення наборів символів відповідних мов.

Різні кодування для різних алфавітів

Відомості про кодування, які зберігаються з текстовим файлом, використовуються комп'ютером для виведення тексту на екран. Наприклад, в кодуванні "Кирилиця (Windows)" знаку "Й" відповідає числове значення 201. Коли ви відкриваєте файл, який містить цей знак, на комп'ютері, на якому використовується кодування "Кирилиця (Windows)", комп'ютер зчитує число 201 і виводить на екран знак "Й".

Однак якщо той же файл відкрити на комп'ютері, на якому за замовчуванням використовується інша кодування, на екран буде виведено знак, відповідний числу 201 в цьому кодуванні. Наприклад, якщо на комп'ютері використовується кодування "Західноєвропейська (Windows)", знак "Й" з вихідного текстового файлу на основі кирилиці буде відображено як "É", оскільки саме цього знаку відповідає число 201 в даному кодуванні.

Юнікод: єдина кодування для різних алфавітів

Щоб уникнути проблем з кодуванням і декодуванням текстових файлів, можна зберігати їх в Юникоде. До складу цієї кодування входить більшість знаків з усіх мов, які зазвичай використовуються на сучасних комп'ютерах.

Так як Word працює на базі Юнікоду, всі файли в ньому автоматично зберігаються в цьому кодуванні. Файли в Юникоде можна відкривати на будь-якому комп'ютері з операційною системою на англійській мові незалежно від мови тексту. Крім того, на такому комп'ютері можна зберігати в Юникоде файли, що містять знаки, яких немає в західноєвропейських алфавітах (наприклад, грецькі, кириличні, арабські або японські).

Вибір кодування при відкритті файлу

Якщо у відкритому файлі текст спотворений або виводиться у вигляді знаків питання або квадратиків, можливо, Word неправильно визначив кодування. Ви можете вказати кодування, яку слід використовувати для відображення (декодування) тексту.

Відкрийте вкладку файл.

Натисніть кнопку параметри.

Натисніть кнопку додатково.

Перейдіть до розділу загальніі встановіть прапорець Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття.

Примітка:Якщо встановлено цей прапорець, Word відображає діалогове вікно перетворення файлупри кожному відкритті файлу в форматі, відмінному від формату Word (тобто файлу, який не має розширення DOC, DOT, DOCX, DOCM, DOTX або DOTM). Якщо ви часто працюєте з такими файлами, але вам звичайно не потрібно вибирати кодування, не забудьте відключити цей параметр, щоб це діалогове вікно не відображалося.

Закрийте, а потім знову відкрийте файл.

У діалоговому вікні перетворення файлувиберіть пункт кодований текст.

У діалоговому вікні перетворення файлувстановіть перемикач іншаі виберіть потрібне кодування зі списку.

В області зразок

Якщо майже весь текст виглядає однаково (наприклад, у вигляді квадратів або точок), можливо, на комп'ютері не встановлено потрібний шрифт. В такому випадку можна встановити додаткові шрифти.

Щоб встановити додаткові шрифти, зробіть наступне:

Натисніть кнопку Пускі виберіть пункт Панель управління.

Виконайте одну з таких дій.

У Windows 7

1. На панелі керування виберіть елемент видалення програм.

   змінити.

У Windows Vista

На панелі керування виберіть розділ видалення програми.

У списку програм клацніть Microsoft Office або Microsoft Word, якщо він був встановлений окремо від пакета Microsoft Office, і натисніть кнопку змінити.

У Windows XP

На панелі управління клацніть елемент Установка і видалення програм.

В списку встановлені програмиклацніть Microsoft Office або Microsoft Word, якщо він був встановлений окремо від пакета Microsoft Office, і натисніть кнопку змінити.

У групі Зміна установки Microsoft Officeнатисніть кнопку Додати або видалити компонентиі потім натисніть кнопку продовжити.

В розділі параметри установкирозгорніть елемент Загальні засоби Office, а потім - багатомовна підтримка.

Виберіть потрібний шрифт, клацніть стрілку поруч з ним і виберіть пункт Запускати з мого комп'ютера.

Порада:При відкритті текстового файлу в тій чи іншій кодуванні в Word використовуються шрифти, певні в діалоговому вікні Параметри веб-документа. (Щоб викликати діалогове вікно Параметри веб-документа, натисніть кнопку Microsoft Office, Потім клацніть параметри Wordі виберіть категорію додатково. В розділі загальнінатисніть кнопку Параметри веб-документа.) За допомогою параметрів на вкладці шрифтидіалогового вікна Параметри веб-документаможна налаштувати шрифт для кожного кодування.

Вибір кодування при збереженні файлу

Якщо не вибрати кодування при збереженні файлу, буде використовуватися Юнікод. Як правило, рекомендується застосовувати Юнікод, так як він підтримує більшість символів більшості мов.

Якщо документ планується відкривати в програмі, яка не підтримує Юнікод, ви можете вибрати потрібне кодування. Наприклад, в операційній системі англійською мовою можна створити документ на китайському (спрощене письмо) з використанням Юнікоду. Однак якщо такий документ буде відкриватися в програмі, яка підтримує китайську мову, але не підтримує Юнікод, файл можна зберегти в кодуванні "Китайська традиційна (Big5)". В результаті текст буде відображатися правильно при відкритті документа в програмі, що підтримує китайську мову (спрощене письмо).

Примітка:Так як Юнікод - це найбільш повний стандарт, при збереженні тексту в інших кодуваннях деякі знаки можуть не відображатися. Припустимо, наприклад, що документ в Юникоде містить текст на івриті і мовою з кирилицею. Якщо зберегти файл в кодуванні "Кирилиця (Windows)", текст на івриті не з'явиться, а якщо зберегти його в кодуванні "Іврит (Windows)", то не буде доступний широкому кириличний текст.

Якщо вибрати стандарт кодування, який не підтримує деякі символи в файлі, Word позначить їх червоним. Ви можете переглянути текст із потрібним кодуванням перед збереженням файлу.

При збереженні файлу в вигляді кодованого тексту з нього видаляється текст, для якого обраний шрифт Symbol, а також коди полів.

вибір кодування

Відкрийте вкладку файл.

В полі ім'я файлувведіть ім'я нового файлу.

В полі Тип файлуОберіть звичайний текст.

Якщо з'явиться діалогове вікно Microsoft Office Word - перевірка сумісності, натисніть кнопку продовжити.

У діалоговому вікні перетворення файлувиберіть відповідну кодування.

• Щоб використовувати стандартну кодування, виберіть параметр Windows (за замовчуванням).

  Щоб використовувати кодування MS-DOS, виберіть параметр MS-DOS.

  Щоб задати інше кодування, виберіть варіант іншаі виберіть потрібний пункт у списку. В області зразокможна переглянути текст і перевірити, чи правильно він з'являється у вибраному кодуванні.

  Примітка:Щоб збільшити область відображення документа, можна змінити розмір діалогового вікна перетворення файлу.

Якщо з'явилося повідомлення "Текст, виділений червоним, неможливо правильно зберегти із потрібним кодуванням", можна вибрати інше кодування або встановити прапорець Дозволити підстановку знаків.

Якщо дозволена підстановка знаків, знаки, які неможливо відобразити, будуть замінені найближчими еквівалентними символами із потрібним кодуванням. Наприклад, три крапки замінюється трьома крапками, а кутові лапки - прямими.

Якщо із потрібним кодуванням немає еквівалентних знаків для символів, виділених червоним кольором, вони будуть збережені як позаконтекстної (наприклад, у вигляді знаків питання).

Якщо документ буде відкриватися в програмі, в якій текст не переноситься з одного рядка на іншу, ви можете включити в ньому жорсткі розриви рядків. Для цього встановіть прапорець Вставляти розриви рядківі вкажіть потрібне позначення розриву (повернення каретки (CR), переклад рядка (LF) або обидва значення) в поле завершувати рядки.

Пошук кодувань, доступних в Word

Word розпізнає декілька кодувань і підтримує кодування, які входять до складу системного програмного забезпечення.

Нижче наведено список писемностей і пов'язаних з ними кодувань (кодових сторінок).

Для використання індійських мов необхідна їх підтримка в операційній системі і наявність відповідних шрифтів OpenType.

Для непальського, ассамського, бенгальського, гуджараті, малаялам і орія доступна тільки обмежена підтримка.

огляд

Користувачам програм Word, Excel або PowerPoint пакетів Microsoft Office XP і 2003: перед завантаженням пакета сумісності встановіть оновлення з високим пріоритетом з веб-сайту Microsoft Updateперед тим, як завантажити пакет забезпечення сумісності.

Встановивши пакет забезпечення сумісності як доповнення до пакетів Microsoft Office 2000, Office XP або Office 2003, ви зможете відкривати, редагувати і зберігати файли в нових форматах, які використовуються в останніх версіях програм Word, Excel і PowerPoint. Пакет забезпечення сумісності можна також використовувати разом із засобами перегляду Microsoft Office Word 2003, Excel 2003 і PowerPoint 2003, щоб переглянути файли, що зберігаються в нових форматах. Додаткові відомості про пакет сумісності див. В статті бази знань 924074.

Примітка. Якщо програма Microsoft Word 2000 або Microsoft Word 2002 використовується для читання або запису документів, що містять набір складних знаків, то для правильного відображення документів Word в нових версіях програми слід звернутися до відомостей, що містяться в статті 925451.

адміністраторам: Можна завантажити адміністративний шаблон для конвертерів Word, Excel і PowerPoint, що міститься в пакеті забезпечення сумісності.

оновлення. Пакет забезпечення сумісності Microsoft Office оновлений і включає пакет оновлень 2 (SP2). Тепер, якщо файли DOCX або DOCM містять настроюються теги XML, то теги видаляються при відкритті файлу в Word 2003. Додаткові відомості див. У статті KB978951

Системні вимоги

Операційні системи:

Windows 2000 Service Pack 4, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Vista Service Pack 1, Windows XP Service Pack 1, Windows XP Service Pack 2, Windows XP Service Pack 3
Windows 7; Windows Server 2008

Microsoft Word 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3), Microsoft Excel 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3) і Microsoft PowerPoint 2000 з пакетом оновлень 3 (SP3)

Microsoft Word 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3), Microsoft Excel 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3) і Microsoft PowerPoint 2002 з пакетом оновлень 3 (SP3)

Microsoft Office Word 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії, Microsoft Office Excel 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії і Microsoft Office PowerPoint 2003 з пакетом оновлень 1 (SP1) або пізнішої версії

Засіб перегляду Microsoft Office Word 2003.

Засіб перегляду Microsoft Office Excel 2003

Засіб перегляду Microsoft Office PowerPoint 2003

інструкції

встановлення оновлення
Переконайтеся, що ваша система оновлена, встановивши оновлення з високим пріоритетом і обов'язкові оновлення, завантажені з веб-сайту Microsoft Update (потрібно для користувачів Microsoft Office XP і 2003).

Після установки оновлень з високим пріоритетом і обов'язкових оновлень з веб-сайту Microsoft Update завантажте пакет забезпечення сумісності, натиснувши кнопку Завантаження, розташовану вище, і зберігши файл на жорсткому диску.

Щоб запустити програму установки, двічі клацніть збережений на жорсткому диску файл FileFormatConverters.exe.

Виконайте інструкції, які з'являтимуться на екрані.

Видалення завантаження

У меню «Пуск» операційної системи Windows клацніть значок Панель керування.

Виберіть Установка і видалення програм.

У списку встановлених програм виберіть пункт Пакет забезпечення сумісності для випуску 2007 системи Office, а потім натисніть Видалити або видалити. Якщо відобразиться діалогове вікно, дотримуйтеся вказівок для видалення програми.

Натисніть кнопку Так або ОК, щоб підтвердити видалення програми.

При вирішенні повсякденних ІТ-задач, таких як адміністрування мережі і підтримка користувачів, часто застосовуються різні файли, особливо документи, складені в текстових редакторах. На жаль, вбудовані інструменти Windows дозволяють працювати з документами тільки як з файлами; стандартні інструменти не забезпечують обробку внутрішніх даних Word, наприклад перетворення типу документа.

Я склав сценарій WSH (Windows Script Host) під назвою ConvertWord, який використовується в якості командної оболонки для Microsoft Word і полегшує роботу з документами. Крім того, сценарій може бути корисний для тестування некоректних документів.

вимоги ConvertWord

Для використання ConvertWord на комп'ютері повинен бути встановлений Word 97 або пізніша версія текстового редактора. Повний вихідний текст ConvertWord можна завантажити з Web-вузла нашого журналу. Фрагменти сценарію ConvertWord наведені нижче. Файли convertword.wsf і convertword.cmd слід зберегти в одній папці.

ConvertWord може автоматично задіяти будь-який перетворювач файлових форматів, реалізований в Word. Разом з Word поставляється базовий набір перетворювачів форматів файлів для типових документів. Однак в цей набір не входять спеціальні конвертери, наприклад для документів Microsoft Works або WordPerfect. Щоб отримати ці та інші факультативні конвертери, необхідно виконати спеціальну установку Word.

Стандартні конвертери Word, які входять в пакет Microsoft Office Resource Kits, можна завантажити зі сторінки Office 2003 Editions Resource Kit за адресою http://www.microsoft.com/office/ork/2003/default.htm . Конвертери з пакета ресурсів сумісні з Word 97 і новішими версіями редактора. Після установки пакета ресурсів слід перейти в створений каталог (за умовчанням, \% programfiles% orktools) і відшукати файл з набором конвертерів (oconvpck.exe), а потім запустити oconvpck.exe на всіх комп'ютерах, на яких потрібно розгорнути конвертери.

призначення ConvertWord

Спочатку метою створення ConvertWord було виконання деяких завдань, недоступних для майстра Batch Conversion Wizard редактора Word. Майстер Batch Conversion Wizard - корисне доповнення до інструментального набору будь-якого адміністратора. Майстер являє собою шаблон Word, який виконує перетворення одного вхідного формату в один вихідний формат. Більш детальну інформацію про такий перетворенні можна знайти в статті Microsoft «How to automatically convert many documents to Word 2002 format» за адресою http://support.microsoft.com/?kbid=313714.

Майстер Batch Conversion Wizard виконує багато завдань, але не оптимізований для деяких з них, наприклад дистанційного адміністрування або автоматизації простих перетворень для кінцевих користувачів, які працюють разом з документами в окремих вузлах мережі. ConvertWord допоможе вирішити подібні завдання розподіленого перетворення, виконуючи такі базові операції.

• Звертає на систему запит про наявну в ній версії Word.
• Автоматично відкриває списки документів змішаних типів довільної довжини.
• Гарантовано зберігає документи з унікальними іменами в форматі Word (за замовчуванням) або інших форматах.
• Тестує документи в пошуках проблем форматування і некоректних призначених для користувача паролів.

Як працює ConvertWord

Процес перетворення ConvertWord - чотириступеневий. На першому етапі сценарій генерує екземпляр додатку Word, як показано у фрагменті лістингу 1з міткою A. Частина вихідного тексту сценарію призначена для того, щоб максимально зменшити число діалогових вікон. Наприклад, вихідний текст з міткою B блокує діалогові вікна, коли це можливо.

На другому етапі ConvertWord відкриває кожен документ. Об'єкт Word містить набір Documents; при виклику методу Open цього набору (фрагмент з міткою A в лістингу 2) Документ витягується. Якщо відоме ім'я документа і потрібно, щоб Word автоматично визначив його формат, можна викликати метод, вказавши в якості аргументу тільки ім'я документа.

Або ж можна вказати формат документа в якості іншого параметра для методу Open. На жаль, в залежності від версії Word, для методу Open потрібно до 16 параметрів. Оскільки керуючий форматом параметр розташований на десятому місці, необхідно вказати дев'ять попередніх параметрів. В результаті виходить довга, громіздка рядок. Інформацію про параметри можна отримати за адресою http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/ enus / dv_wrcore / html / wrconwordobjectmodeloverview.aspабо в Довідці Word.

Параметри ConvertWord - FileName, ConfirmConversions, ReadOnly, AddToRecentFiles, PasswordDocument, PasswordTemplate, Revert, WritePasswordDocument, WritePasswordTemplate і Format. Параметр FileName - ім'я файлу документа Word. За допомогою параметра ConfirmConversions можна вивести на екран діалогове вікно, коли Word перетворює відкритий документ. У ConvertWord цим параметром завжди присвоюється значення False, щоб полегшити автоматизацію.

Параметр ReadOnly управляє процесом відкриття документа тільки для читання; ConvertWord завжди привласнює даному параметру значення True, щоб вихідний документ не змінився. AddToRecentFiles визначає, чи буде відкритий документ внесений до списку RecentFiles поточного користувача. Документ може бути одним з десятків або навіть сотень, тому додавати його до списку не рекомендується і параметру присвоюється значення False.

PasswordDocument - пароль для відкриття захищених документів, а PasswordTemplate - пароль для шаблонів. Ці значення не приносять користі для документів, відмінних від Word, тому замість будь-якого параметра можна вказати дві подвійні лапки ( ""), що позначають порожню рядок. Параметр Revert визначає, чи повернеться сценарій до поточної відкритої версії документа, якщо перетворений документ вже відкрито. ConvertWord привласнює даному параметру значення True, щоб уникнути втрати змін і активізувати тільки відкритий екземпляр документа.

Параметри WritePasswordDocument і WritePasswordTemplate вказують паролі, необхідні для збереження відкритого документа або шаблону. Для цілей цієї статті ці параметри не обов'язкові, так як ConvertWord також не буде перезаписано вихідний документ; тому в сценарії задається «» для кожного з цих аргументів.

Нарешті, параметр Format являє собою число, яке вказує на метод, який Word використовує для визначення формату відкритого документа. Правильно вказати число непросто, так як числа і подаються ними методи залежать від встановленої версії Word, додаткових конвертерів документів і порядку встановлення. Припустимо, нам потрібно відкрити і перетворити документ RTF (Rich Text Format) з кодом відкриття формату 3. Щоб відкрити приклад документа за допомогою стандартного конвертера RTF, виконайте таку послідовність дій:

Set doc = Word.Documents._

Open ( «c: my.rtf», False, _

True, False, «», «», _

True, «», «», 3)

Деякі рядки вихідного коду в даній статті розбиті на кілька рядків через нестачу місця. Список додаткових конвертерів документів з відповідними номерами і стандартними розширеннями можна відшукати за допомогою набору FileConverters об'єкта. У початковому тексті лістингу 3 показаний список цих конвертерів. У списку немає стандартних конвертерів Word. Список стандартних конвертерів Word можна знайти в табл. 1і в довідці по Word.

Підпрограма CreateFormatCollections сценарію ConvertWord відображає список конвертерів Word. Хоча сценарій частково спрощує завдання визначення форматів відкриття і збереження, формат, який використовується для відкриття або збереження документа, залежить від версії Word і порядку встановлення конвертерів.

Після відкриття документа його нова версія зберігається з використанням методу SaveAs (фрагмент з міткою A в лістингу 4). Метод SaveAs приймає до 16 параметрів, але нам потрібні тільки два, так як необхідний параметр SaveFormat - другий. Як і у випадку з параметрами OpenFormat, необхідно вказати коди формату документа, що відкривається в параметрі SaveFormat. Щоб вказати формат збереження - наприклад, зберегти документ в чисто текстовому файлі C: my.txt, - слід ввести команду

doc.SaveAs «C: my.txt», 2

Зберігши документ, ConvertWord закриває його за допомогою методу Close (мітка B лістингу 4). Значення False вказує, що Word повинен скасувати зміни, якщо документ після збереження був змінений. Коли сценарій послідовно відкриє, збереже і закриє всі документи, останнім кроком буде вихід з Word через виклик методу Quit програми Word ( лістинг 5).

застосування ConvertWord

Перед першим запуском ConvertWord корисно ознайомитися з інформацією про локальної версії Word, виконавши команду

convertword / version

Ця команда показує важливу інформацію, в тому числі номер встановленої на машині версії Word. Компанія Microsoft перестала вказувати номер версії в імені продукту починаючи з Office 95 (яка називалася б Office 7), але внутрішній номер версії збільшується на 1 з випуском кожної наступної істотно оновленої версії. Така ж схема нумерації використовується і в Word як в компоненті комплексу Office. Внутрішні номери версій - 8 (Word 97), 9 (Word 2000), 10 (Word 2002) і 11 (Word 2003).

За замовчуванням ConvertWord автоматично відкриває файли, роблячи обгрунтовані припущення про їх форматі (наприклад, Word, простий текст, WordPerfect, RTF) і зберігає їх у вигляді документів Word, даючи їм унікальні імена, що складаються з імені файлу, символу підкреслення і номера. У ConvertWord передбачено кілька способів призначення документам імен. Файл можна ввести в якості аргументу наступної команди:

convertword unicode.txt plain.txt

Otherdocscorel.wps

В результаті такого підходу вихідні файли в форматі Word зберігаються як unicode.doc, plain.doc і otherdocscorel.doc. Інший варіант - налаштувати ConvertWord на читання файлів з стандартного джерела, наприклад:

convertword

Результати команди, що створює список файлів, можна направити в ConvertWord наступним чином:

dir / s / b c: inbox * .txt

| convertword

Якщо вхідні дані не задані, то ConvertWord просить вказувати імена вхідних документів до тих пір, поки не буде двічі натиснута комбінація клавіш Ctrl + C.

У ConvertWord реалізований простий метод, який дозволяє уникнути перезапису файлів, що мають однакові імена. Припустимо, потрібно зберегти файл Word як текстовий файл з ім'ям mylist.txt. Якщо файл з таким ім'ям вже існує, то ConvertWord починає перебирати послідовність похідних імен - mylist_1.txt, mylist_2.txt і т. Д. - до тих пір, поки не буде знайдено невикористане ім'я. Потім це ім'я присвоюється файлу, що зберігається. Як правило, на пошук імені файлу йде менше часу, ніж на відкриття і збереження документа вручну.

Зміна місця зберігання і імені файлів

ConvertWord зберігає файли в тій же папці, в якій розташований вихідний файл, з тією самою основою імені. Таким чином, при перетворенні файлів для багатьох користувачів або груп користувачів нові файли будуть розміщуватися поруч зі старими. Зазвичай користувачі знають «свої» файли і пам'ятають їх імена.

Але каталог для запису перетворених документів можна змінити. Для цього достатньо вказати ключ / d з повним ім'ям, яке може бути абсолютним або заданим щодо шляху, що вказує на папку, в якій працює сценарій. ConvertWord розширює шлях до повного формату і створює відповідний каталог, якщо він ще не існує.

convertword / d: c: empexports

Змінити базове ім'я (ім'я файлу без розширення) можна за допомогою ключа / b. Якщо ConvertWord виявляє кілька файлів з однаковим ім'ям, то ConvertWord змінює імена файлів, як пояснювалося вище. Можна також застосувати ключ / x, щоб вказати розширення файлу, відмінне від стандартного розширення експортованого типу файлу.

Створення документів, відмінних від Word

За замовчуванням ConvertWord автоматично генерує документи Word. Якщо потрібно створити документ, відмінний від Word, то можна задіяти параметр / sa утиліти ConvertWord, щоб змінити стандартний формат збереження. Формати, в яких можна зберігати файли, змінюються в залежності від версії Word і додаткових конвертерів, наявних в системі, в якій працює ConvertWord. Перший крок при збереженні файлу в певному форматі - запуск Word з ключем / cnv для перегляду встановлених конвертерів; номер конвертера відповідає типу, в якому потрібно зберегти новий файл. Якщо всі файли необхідно зберегти в певному форматі, наприклад RTF (номер 6), то до аргументів ConvertWord слід додати ключ / sa: 6. Наприклад, щоб перетворити всі файли WordPerfect в цій папці в RTF, слід запустити команду

dir / s / b * .wpd

| convertword / sa: 6

Залежно від версії Word і встановлених конвертерів, число доступних форматів може бути велике. Перед перетворенням файлів потрібно завжди перевіряти типи, так як в різних машинах їх номери будуть різними. Єдиний виняток з цього прикрого правила становлять стандартні вбудовані конвертери Word. Word 97 і більш пізні версії мають однакові значення від 0 до 6, і номери стандартних типів збільшуються з додаванням нових версій. Для Word 2003 номери від 0 до 11 будуть на всіх машинах однаковими. Виняток із стандартних значень - висновок з номером 1. Це значення не відповідає конвертера Word, а використовується в якості команди ConvertWord для запису даних з файлу документа на консоль. Його можна поставити за допомогою ключа / sa - / sa: -1 або / sa +.

Обробка помилок

В ході великомасштабних операцій перетворення можуть виникнути проблеми з деякими файлами. Необхідний спосіб відстеження документів, спроба перетворення яких закінчилася невдачею. Якщо перетворити файл не вдається, то ConvertWord передає ім'я файлу і описову інформацію в стандартний потік помилок (standard error stream - StdErr); адміністратор може відстежувати відмови, спостерігаючи, як імена файлів прокручуються на екрані, або перенаправляючи дані про помилки в файл для подальшого аналізу, наприклад:

Errors.txt

За замовчуванням ConvertWord показує помилки, приводячи лише ім'я файлу і номер помилки:

c: demo.rtf FAILED: 2

За допомогою ключа / v + (verbose output) можна отримати більш детальну інформацію про помилку:

convertword
/v+>errors.txt

Ключ / v- не видає номерів помилок; замість цього ім'я файлу просто пересилається в StdErr, щоб полегшити подальшу обробку.

Остання помилка, виявлена ​​ConvertWord, завжди приймається як остаточний рівня помилки; після завершення роботи сценарію це значення є в командному середовищі і може бути прочитано іншим сценарієм, який визначить, чи був виклик ConvertWord успішним або закінчився невдачею.

Щоб виявити потенційні помилки, які не перетворюючи документи, можна запустити ConvertWord з ключем / w (what if - що, якщо). Цей ключ примушує ConvertWord відкрити всі документи, без збереження їх. Якщо в якихось файлах відбуваються збої, наприклад спотворюються внутрішні дані, то буде видано звичайне повідомлення про помилку.

Рішення проблеми паролів

Паролі доставляють особливо багато проблем при груповій обробці, оскільки вони можуть бути для різних документів різними. За замовчуванням ConvertWord використовує символ «пропуск» в якості пароля, який відкриває всі документи, що не мають паролів, а документи з паролями генерують помилку, яка не зупиняє подальшу обробку.

Таку поведінку можна змінити за допомогою ключа / p (password). Якщо вказати порожній аргумент (наприклад, / p: »»), то Word просить ввести пароль для всіх захищених документів. З ключем / p можна вказати конкретний пароль. Однак при цьому відкрити документи без пароля або з паролем, відмінним від зазначеного, не вдасться.

Практичне застосування ConvertWord

Я провів приблизно 30 тис. Перетворень з використанням ConvertWord і виявив кілька типових проблем. Незвичайні збої майже незмінно були викликані помилками автоматизації Word; номер помилки і повідомлення в більшості випадків виходили від Word. Більшість помилок (наприклад, невірний пароль) неважко усунути або зрозуміти. Наступні три помилки повторювалися досить регулярно.

Перша з них - діалогове вікно Word для документів, що містять макроси. За замовчуванням ConvertWord блокує макроси в документах, щоб захистити користувача від небезпечного програмного коду. Однак, коли Word відкриває документи, що містять макроси, на екран виводиться діалогове вікно з повідомленням про блокування макрокоманд. Єдиний відомий мені спосіб усунути це вікно - дозволити виконання макрокоманд. Зробити це можна, запустивши ConvertWord і вказавши ключ / as (automation security - безпечна автоматизація) зі значенням 0 (/ as: 0). Це стандартне значення для програмно документів, що відкриваються Word. Перед використанням ключа / as необхідно переконатися, що відкривається документ не містить небезпечного програмного коду.

Друга помилка пов'язана з деякими документами RTF, які не вдається успішно відкрити, але які тим не менш коректно відображаються в WordPad. Зазвичай вони невірно відформатовані і не можуть бути коректно відкриті в Word. ConvertWord не в змозі вирішити цю проблему, тому для перетворення таких файлів ConvertWord застосовувати не можна.

Третя помилка відбувається тому, що Word ідентифікує текстові документи Unicode по початковій позначці Byte Order Mark в файлі. Якщо позначка відсутня, то Word розглядає документ як простий текст, і при відкриванні перетвореного документа користувач побачить порожнечі після кожного видимого символу (в дійсності порожнечі відповідають нульовим символам). Єдиний спосіб вирішити проблему - перетворити файли з ключем / oa (OpenAs), налаштованим на текст Encoded або Unicode (/ oa: 5 для Word 97 і пізніших версій).

На щастя, такі помилки відбуваються порівняно нечасто. ConvertWord буде надзвичайно корисний для обробки великого числа документів і допоможе відкрити і перетворити документи Word без виснажливої ​​роботи вручну.

Спеціаліст по мережах, що консультує в Індіані. Має сертифікати MCSE, MCP + I і MVP.